Поверителност и сигнали

ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

„МОДУЛ“ ЕООД зачита правото на неприкосновеност на личния живот и обработва личните данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни („GDPR“), Закона за защита на личните данни и другото приложимо законодателство.

Защитата на личните данни е част от коректното и сигурно предоставяне на нашите услуги. Обработваме лични данни само когато това е необходимо за конкретна, ясно определена и законосъобразна цел и ограничаваме използваната информация до необходимия за тази цел обем.

Настоящата информация се отнася до услугите, предоставяни от „МОДУЛ“ ЕООД, както и до използването на интернет страниците, приложенията, клиентските профили и другите електронни услуги на Компанията.

КАКВИ ДАННИ МОЖЕМ ДА ОБРАБОТВАМЕ

В зависимост от конкретната услуга и начина, по който взаимодействате с нас, можем да обработваме информация, свързана с:

• Вашата самоличност и необходимите данни от представени документи;

• правоспособността за управление на превозно средство;

• адрес, телефон, електронна поща и други данни за контакт;

• резервации, договори и използвани услуги;

• плащания, депозити и платежни операции;

• предаване и връщане на превозното средство;

• щети, произшествия, застрахователни събития и претенции;

• нарушения при управление и искания от компетентни органи;

• клиентско обслужване, жалби, възражения и кореспонденция;

• клиентски профили и използване на електронни услуги;

• маркетингови предпочитания и направени избори относно комуникации;

• технически и онлайн данни, когато използвате нашите електронни услуги.

В определени случаи могат да бъдат обработвани и данни за местоположение и телематика, видеоизображения и записи на телефонни разговори.

Не създаваме копие или изображение на лична карта или паспорт само поради извършването на идентификация, освен когато за конкретен случай е налице законосъобразна необходимост и приложимо правно основание.

ЗА КАКВО ИЗПОЛЗВАМЕ ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Личните данни могат да бъдат обработвани за:

• приемане и управление на резервации;

• предприемане на действия преди сключване на договор;

• идентифициране на клиента и водачите;

• проверка на необходимата правоспособност;

• сключване, изпълнение и приключване на договор за наем;

• предоставяне на допълнителни услуги;

• администриране на плащания, депозити и възстановяване на суми;

• обслужване на клиенти и комуникация по конкретен случай;

• установяване и обработване на щети и произшествия;

• разглеждане на жалби, възражения и претенции;

• установяване, упражняване и защита на правни претенции;

• изпълнение на законови задължения и законосъобразни искания на компетентни органи;

• защита на лицата, имуществото и превозните средства;

• предоставяне и защита на електронни услуги и клиентски профили;

• предотвратяване на неправомерен достъп и злоупотреби;

• маркетингови комуникации и персонализиране, когато е предоставено необходимото съгласие.

Обработването не се основава задължително на съгласие.

В зависимост от конкретната цел личните данни могат да бъдат обработвани:

• за предприемане на действия преди сключване на договор;

• за сключване и изпълнение на договор;

• за изпълнение на законово задължение;

• за защита на легитимни интереси на „МОДУЛ“ ЕООД или на трето лице;

• въз основа на предоставено съгласие, когато такова е необходимо.

Съгласието се използва основно за незадължителни дейности, като определени маркетингови комуникации, персонализиране и използване на незадължителни технологии.

ЗАПИСИ НА РАЗГОВОРИ, ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ И GPS/ТЕЛЕМАТИКА

Определени телефонни разговори с „МОДУЛ“ ЕООД могат да бъдат записвани с цел контрол и подобряване качеството на обслужването. Преди започване на записването лицето се уведомява по подходящ начин.

В обектите на „МОДУЛ“ ЕООД и прилежащите им зони се извършва видеонаблюдение с цел сигурност и защита на клиентите, служителите, други лица, имуществото и превозните средства. Достъп до видеозаписите имат само оправомощени лица.

Превозните средства на „МОДУЛ“ ЕООД са оборудвани със системи за локализация и телематика. Данните от тези системи могат да бъдат използвани за защита и сигурност на автомобила, управление на автомобилния парк, установяване на местоположението при необходимост, предотвратяване и установяване на неправомерно или неразрешено използване, установяване на относими обстоятелства при инцидент или спор и защита на законни права и интереси.

Данните от тези системи не се използват произволно и достъпът до тях се ограничава съобразно конкретната служебна необходимост и цел.

НА КОГО МОГАТ ДА БЪДАТ ПРЕДОСТАВЯНИ ДАННИ

Личните данни не се предоставят на други лица без приложимо правно основание.

Когато това е необходимо за конкретна законосъобразна цел, данни могат да бъдат предоставяни например на:

• компетентни държавни и административни органи;

• органи на МВР и правораздавателни органи;

• банки и платежни институции;

• застрахователи;

• сервизи и експерти;

• професионални консултанти и лица, участващи в защита на права и претенции;

• резервационни посредници и партньори;

• други получатели, когато предоставянето е необходимо и законосъобразно.

Предоставянето на лични данни не изисква съгласие във всеки случай. Когато съществува друго приложимо правно основание, данните могат да бъдат предоставени в необходимия за съответната цел обем.

СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ

„МОДУЛ“ ЕООД не прилага един общ срок за съхранение на всички лични данни.

Срокът зависи от целта на обработването, характера и продължителността на правоотношението, приложимите нормативни изисквания и необходимостта от установяване, упражняване или защита на права и претенции.

Основните срокове, които са най-пряко свързани с клиентите, са:

• анулирани и нереализирани резервации – до 2 години;

• договори за наем и свързаната с тях договорна документация – до 5 години от окончателното приключване на договорното отношение;

• документация, свързана с щети, произшествия, нарушения, жалби, възражения и други конкретни клиентски случаи – по правило до 5 години от окончателното приключване на съответния случай, освен когато продължаващо производство или друго приложимо основание налага по-дълго съхранение;

• видеозаписи – до 30 дни. Когато конкретен запис е необходим във връзка с инцидент, проверка, претенция или производство, той може да бъде отделен и съхраняван до отпадане на необходимостта от него;

• записи на телефонни разговори – до 2 месеца;

• клиентски профили – до 5 години неактивност;

• маркетингови данни – до оттегляне на съгласието или до по-ранно отпадане на целта.

Когато преди изтичането на съответния срок възникне спор, претенция, проверка, административно, съдебно или друго производство, относимите данни могат да бъдат съхранявани до окончателното приключване на случая и за приложимия последващ срок.

След отпадане на целта и изтичане на приложимия срок личните данни се заличават, унищожават или необратимо анонимизират, освен когато съществува друго правно основание за последващото им съхранение.

Подробна информация за сроковете за отделните категории данни е предоставена в Политиката за поверителност и защита на личните данни.

БИСКВИТКИ И СХОДНИ ТЕХНОЛОГИИ

Интернет страниците, приложенията и другите електронни услуги на „МОДУЛ“ ЕООД могат да използват бисквитки и сходни технологии.

Те се разделят основно на:

• необходими технологии;

• технологии за анализ и подобряване;

• технологии за маркетинг и персонализиране.

Необходимите технологии осигуряват основното функциониране на електронните услуги, резервационните процеси, потребителските сесии, входа в профил, сигурността, предотвратяването на злоупотреби и запазването на направените настройки.

Когато за използването на технологии за анализ, маркетинг или персонализиране е необходимо съгласие, тези технологии не се активират преди неговото предоставяне.

Можете да приемете или откажете незадължителните технологии, да направите избор по категории и впоследствие да промените избора си чрез „Настройки за поверителност“.

Настройките за технологии и предпочитанията за комуникация са различни.

Например отказът от маркетингови бисквитки не означава, че няма да получите електронно съобщение, необходимо за потвърждение или управление на резервация, договор, плащане, сигурност или друго обслужване.

МАРКЕТИНГОВИ КОМУНИКАЦИИ

Когато сте предоставили съответното съгласие, можем да използваме предоставените от Вас контактни данни за информация относно услуги, специални предложения, промоции, кампании и други маркетингови комуникации.

Съгласието е доброволно и може да бъде оттеглено по всяко време.

Оттеглянето на съгласие не засяга съобщенията, които са необходими за изпълнение на резервация, договор, плащане, сигурност или друго обслужване.

ПРАВА ВЪВ ВРЪЗКА С ЛИЧНИТЕ ДАННИ

При условията и ограниченията на GDPR физическите лица имат право:

• на достъп до личните си данни;

• да получат копие от обработваните лични данни;

• да поискат коригиране на неточни или непълни данни;

• да поискат изтриване на личните си данни, когато са изпълнени законовите условия;

• да поискат ограничаване на обработването;

• на преносимост на данните, когато са изпълнени законовите предпоставки;

• да възразят срещу обработване, основано на легитимен интерес;

• по всяко време да възразят срещу обработване за целите на директния маркетинг;

• да оттеглят съгласието си, когато обработването се основава на съгласие;

• да подадат жалба до компетентния надзорен орган и да потърсят съдебна защита.

Правото на изтриване не е абсолютно. Определени данни могат да продължат да бъдат съхранявани, когато това е необходимо за изпълнение на законово задължение, за установяване, упражняване или защита на правни претенции или когато е налице друго приложимо правно основание.

Искания във връзка с личните данни могат да бъдат изпращани на: customer.service@topmobility.eu

Дружеството предоставя информация относно предприетите действия без неоправдано забавяне и по правило не по-късно от един месец от получаването на искането.

При необходимост, с оглед сложността или броя на исканията, срокът може да бъде удължен с до два допълнителни месеца, за което лицето се уведомява в рамките на първоначалния срок.

Подробна информация относно категориите обработвани лични данни, целите и правните основания, получателите, сроковете за съхранение, използваните технологии и начина за упражняване на правата е достъпна в: Политика за поверителност и защита на личните данни.

ПОЛИТИКА ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА УСЛУГА „НАЕМ НА ПРЕВОЗНО СРЕДСТВО“

„МОДУЛ“ ЕООД предоставя услугата „наем на превозно средство“ при спазване на Общите условия, приложимите изисквания за безопасност, договорните условия и обективните критерии за предоставяне на услугата.

Целта е услугата да бъде предоставяна по последователен, безопасен и законосъобразен начин, като се отчитат интересите на клиента и необходимостта от защита на превозните средства, имуществото и законните права и интереси на „МОДУЛ“ ЕООД.

ОСНОВНИ УСЛОВИЯ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕ НА УСЛУГАТА

Преди предоставяне на превозно средство могат да бъдат проверявани обстоятелства, свързани с:

• валидността и съответствието на необходимите документи;

• самоличността и правоспособността на водача;

• съответствието между предоставените данни и направената резервация;

• изпълнението на приложимите финансови условия;

• възможността за осигуряване на изискуемия депозит;

• приложимите застрахователни условия;

• наличието на условия за безопасно предоставяне и използване на превозното средство;

• наличие на неизпълнени договорни задължения;

• относими обстоятелства от предходни договорни отношения.

ВЪЗМОЖНИ РЕШЕНИЯ

В зависимост от конкретния случай „МОДУЛ“ ЕООД може:

• да предостави услугата при стандартните условия;

• да определи допълнителни условия или ограничения, когато това е обосновано;

• да предложи подходяща алтернатива;

• да откаже предоставянето на услугата, когато не са изпълнени приложимите условия.

Решенията се основават на обективни обстоятелства, относими към конкретния случай, и на условията за предоставяне на услугата.

Когато са налице обстоятелства, които изискват преценка, решението се взема индивидуално въз основа на конкретните факти.

„МОДУЛ“ ЕООД не взема решения за предоставяне или отказ на услугата единствено въз основа на автоматизирана обработка, когато такова решение поражда правни последици за физическото лице или го засяга по подобен значим начин.

Условията за предоставяне на услугата се прилагат без дискриминация и в съответствие с приложимото законодателство.

Настоящата информация се прилага съвместно с Общите условия на „МОДУЛ“ ЕООД.

СИГНАЛИ ПО РЕДА НА ЗЗЛПСПОИН

ВЪТРЕШЕН КАНАЛ ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

„МОДУЛ“ ЕООД поддържа вътрешен канал за подаване на сигнали по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

Вътрешният канал е предназначен за подаване на сигнали за нарушения, попадащи в приложното поле на закона, когато информацията за тях е станала известна на сигнализиращото лице във връзка с неговата работа или професионална дейност.

ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛ

Сигнал може да бъде подаден писмено или устно.

Писмен сигнал може да бъде подаден:

• по електронна поща: signal@topmobility.eu

• или на служебен адрес за кореспонденция: гр. Варна, бул. „Цар Освободител“ № 269, ет. 3

Устен сигнал може да бъде подаден по телефон до определените от „МОДУЛ“ ЕООД лица, отговарящи за приемането и разглеждането на сигнали.

Лицe, отговарящо за приемането и разглеждането на сигнали:

Пламен Даниелов Пеев

тел.: +359 893 049 996

СЪДЪРЖАНИЕ НА СИГНАЛА

За да може сигналът да бъде разгледан, той следва да съдържа достатъчно информация, позволяваща да бъде установено естеството на твърдяното нарушение и да бъдат предприети необходимите действия.

Когато е приложимо, сигналът може да съдържа:

• данни за сигнализиращото лице;

• данни за лицето или лицата, срещу които се подава сигналът, когато са известни;

• описание на нарушението или на реалната опасност от извършването му;

• място и период на извършване на нарушението, когато са известни;

• други конкретни обстоятелства, които могат да подпомогнат проверката;

• дата на подаване;

• данни за контакт с подателя.

Към сигнала могат да бъдат приложени документи, кореспонденция или други източници на информация, подкрепящи изложените твърдения.

Когато сигналът е подаден устно, неговото съдържание се документира по установения ред.

ПОЛУЧАВАНЕ И РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛА

Получаването на сигнала се потвърждава в срок до 7 дни от получаването му.

След постъпването му се проверява дали сигналът попада в приложното поле на ЗЗЛПСПОИН и дали съдържа необходимата информация за неговото разглеждане.

Когато сигналът съдържа отстраними нередности или не разполага с достатъчно информация за разглеждане, сигнализиращото лице може да бъде уведомено да предостави необходимото допълнение в срока, предвиден в закона.

В хода на разглеждането могат да бъдат събирани допълнителни сведения, документи и друга относима информация, необходима за установяване на фактите.

Сигналите се разглеждат от определените за това лица при спазване на принципите за обективност, безпристрастност и поверителност.

ЗАЩИТА НА СИГНАЛИЗИРАЩОТО ЛИЦЕ И ПОВЕРИТЕЛНОСТ

Самоличността на сигнализиращото лице, засегнатите лица и другите лица, посочени в сигнала, се защитава съобразно изискванията на приложимото законодателство.

Достъп до сигнала и свързаната с него информация имат само лицата, за които това е необходимо във връзка с неговото приемане, разглеждане и предприемането на последващи действия.

Информация, която може да разкрие пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, не се предоставя на други лица, освен в предвидените от закона случаи.

Личните данни, съдържащи се в сигнала и свързаната документация, се обработват само за законосъобразните цели, свързани с приемането, разглеждането и последващите действия по сигнала.

ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ

Когато изложените в сигнала обстоятелства налагат извършване на проверка, могат да бъдат събирани и оценявани относими документи, сведения и други доказателства.

Когато това е необходимо за обективното установяване на фактите, могат да бъдат поискани информация, обяснения или доказателства от засегнати или други лица, при спазване на защитата на сигнализиращото лице.

Когато в резултат от проверката се установят данни за нарушение, „МОДУЛ“ ЕООД предприема съответните последващи действия в рамките на своята компетентност.

Когато за разглеждането на случая или преустановяването на нарушението е необходимо действие на компетентен държавен орган, сигналът или относимата информация могат да бъдат предоставени или насочени по реда, предвиден в приложимото законодателство.

ОБРАТНА ИНФОРМАЦИЯ

На сигнализиращото лице се предоставя обратна информация относно предприетите действия в срока, предвиден в ЗЗЛПСПОИН.

Когато разглеждането на сигнала бъде прекратено или не могат да бъдат предприети последващи действия по вътрешния канал, сигнализиращото лице се уведомява в предвидените от закона случаи.

ВЪНШЕН КАНАЛ ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Сигнализиращото лице може да използва и външния канал за подаване на сигнали до компетентния национален орган по реда на ЗЗЛПСПОИН.

Използването на вътрешния канал не ограничава правата на сигнализиращото лице да използва външен канал или публично оповестяване, когато са изпълнени условията, предвидени в закона.

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ

Подробният вътрешен ред за регистриране, документиране, разглеждане и предприемане на последващи действия по сигналите се прилага от определените за това лица.

Информацията относно обработването на лични данни във връзка със сигналите се предоставя съгласно приложимите правила за защита на личните данни.